Jest prawdopodobnie kilkadziesiąt kryteriów wyboru usługi public relations, a o wielu z nich pisaliśmy w innych artykułach na naszym blogu. Wszystkie są w jakimś stopniu istotne, a jednak niektóre z nich są naszym zdaniem zdecydowanie ważniejsze od innych, ponieważ zadecydują nie tylko o jakości wykonywanych zadań, lecz także o charakterze oraz klimacie całej współpracy. Posłużę się tutaj cytatem jednego z naszych wieloletnich klientów z branży budowlanej, który pytany pod koniec negocjacji biznesowych – gdy wszystkie argumenty techniczne i kosztowe zostały już omówione – ”No dobrze, to jednym zadaniem, dlaczego mamy wybrać właśnie Was?” odpowiada: „Bo z nami fajnie się pracuje”. A czym jest to ”fajnie” w naszym przypadku?
Istnieją standardy, które wszystkie dobre agencje PR powinny po prostu spełniać i tyczą się one nie tylko firm z obszaru public relations, lecz także agencji reklamowych, kreatywnych, SEM czy digital. Te podstawowe kryteria, z pozoru wydają się oczywiste, a jednak nie każdy zamawiający usługi PR, marketingowe i reklamowe ma świadomość ich istnienia. Zostały one opisane między w tekście – Jak wybrać agencję PR. Poruszamy tam takie kwestie, jak metodyka pracy, sposób raportowania, własność kont reklamowych, wielkość i lokalizacja agencji w zależności od zlecanego projektu, itp.
W tym tekście skupiam się jednak na swego rodzaju wyróżnikach, które według mnie sprawiają, że sama współpraca układa się w sposób prawidłowy i jest dla obu stron satysfakcjonująca. Te trzy filary to przewidywalność, jakość pracy i relacja. Nasze podejście do prowadzenia projektów można przyrównać do koncepcji Jobs-To-Be-Done autorstwa Tonego Ulwicka. Fundamentem tej idei jest skupienie się w pierwszej kolejności nie na usłudze, którą klient chciałby zamówić, a na jego celu końcowym. Praca agencji jest wehikułem, który ma sprawić, że na końcu wspólnej drogi zakładane efekty zostaną osiągnięte.
FILAR I – Przewidywalność, czyli sposób na brak czasu po stronie klienta
Agencje PR są często wybierane do współpracy przez osoby, które w firmach odpowiadają za strategiczne połączenie działań marketingowych i sprzedażowych. Praca tego typu specjalistów, managerów lub dyrektorów departamentów polega na całościowym nadzorze nad komunikacją w obrębie sprzedaży produktów i usług. Są to ludzie niezwykle zajęci działaniami strategicznymi, organizacyjnymi, pozyskiwaniem informacji, spotkaniami i tele-konferencjami, a ich bardzo częstą bolączką jest brak czasu na wdrażanie zaplanowanych koncepcji. Wiedzą, co należy zrobić, ale ich doba jest zwyczajnie zbyt krótka, by znaleźli czas na szczegółowy nadzór.
Jak nasza agencja rozwiązuje problem braku czasu?
Mamy na to swoje sposoby, w ramach których oddzielamy dla klienta sprawy ważne od mniej ważnych, planujemy działania z dużym wyprzedzeniem i przypominamy o akceptacjach publikacji, reklam, budżetów, kreacji i treści.
• Pracujemy na harmonogramach na kolejne miesiące
Nasi klienci z kilkutygodniowym wyprzedzeniem otrzymują do akceptacji treści, które mają pojawić się w prasie, na blogu, w mediach społecznościowych (na Facebooku, LinkedIn, Twitterze ). Dbamy, by zawsze był czas na ewentualne uwagi i korekty. Kluczowa jest jednak przewidywalność – klienci wiedzą, kiedy otrzymają gotowy harmonogram postów. Zdarza się oczywiście, że real time marketing wymaga podjęcia działań natychmiastowych i szybkich reakcji, wtedy jesteśmy do dyspozycji. Dla zachowania komfortu współpracy staramy się jednak, by w zdecydowanej większości przypadków, materiały były gotowe z wyprzedzeniem, a klient nie musiał się martwić czy w danym dniu jego media nadawcze będą aktywne, ponieważ wszystko zostało zaplanowane z góry na cały miesiąc.
Regularność w komunikacji ważna jest nie tylko z perspektywy naszych klientów, ale także odbiorców końcowych, dziennikarzy (wiedzą, że mogą na nas liczyć), a także algorytmów social mediów (regularne publikacje to lepsza organiczna widoczność postów, co w konsekwencji przekłada się na większe zasięgi).
Innymi słowy, praca z nami jest przewidywalna, a przez to komfortowa.
• Przypominamy, rozmawiamy, pilnujemy terminów
Tak jak wspominaliśmy, współpracownicy po stronie klienta to często osoby bardzo zajęte. Naszym wspólnym celem jest zadbanie, by projekty przebiegały zgodnie z harmonogramem i jednocześnie osiągały jak najlepsze efekty wizerunkowe, zasięgowe, czy sprzedażowe. W ramach usługi pubic relations przypominamy naszym klientom o kampaniach, urządzamy regularne calle podsumowujące pracę zaplanowaną na dany okres, motywujemy do akceptacji najważniejszych treści, a także pomagamy ustalić priorytety. Odciążamy ich tam gdzie jest to możliwe.
Innymi słowy, opiekujemy się Twoim projektem.
• Działamy proaktywnie, a nie reaktywnie
Realizacja kampanii komunikacyjnej w ramach zintegrowanych działań marketingowych wymaga współpracy wielu specjalistów. Często przy jednym projekcie po naszej stronie pracuje account manager, copywriter, specjalista SEO, specjalista ds. reklam social media, specjalista Google Ads i grafik. Każda z tych osób ma unikalne umiejętności i powinna być na bieżąco z możliwościami technologicznymi w swojej dziedzinie. Klient nie ma możliwości śledzić nowinek i trendów w tych wszystkich obszarach, więc to my, jako agencja jesteśmy zobowiązani do aktualizacji technicznych, wykorzystywania nowych możliwości oraz proponowania rozwiązań. Łączymy w swoim zespole kompetencje PR-owe, z kompetencjami cyfrowymi w ramach naszej dywizji Tower Digital. Śledzimy nowe technologie, rekomendujemy je naszym klientom i uzasadniamy ich wdrożenie.
Innymi słowy, z nami jesteś na bieżąco z technologią.
FILAR II – Jakość, czyli spokojna głowa
To co wyróżnia wysokiej klasy usługi public relations to wysoka jakość dostarczanych treści. Trudno byłoby bowiem pracować na harmonogramach, gdyby wymagały one nieustannych poprawek i aktualizacji. Jako agencja strategiczna czujemy się zobowiązani perfekcyjnie poznać naszych klientów, ich produkty oraz otoczenie rynkowe. Bierzemy odpowiedzialność za poprawne pozyskiwanie informacji z wiarygodnych źródeł zewnętrznych.
Jeśli jesteśmy przy jakości, to bardzo dużą wagę przywiązujemy do publikowanych treści. Muszą być one poprawne merytorycznie, stylistycznie, a także efektywne marketingowo. Zatrudniamy copywriterów, którzy naprawdę potrafią tworzyć ciekawe narracje, nawet o trudnych, technicznych produktach. Storytelling, content marketing, SEO PR to potężna narzędzia wizerunkowe, które często wymagają zarówno lekkości, jak i precyzji w operowaniu słowem. Zdajemy sobie sprawę, że w świecie tekstów tworzonych przez AI, stażystów lub copywriterskich amatorów na umowę o dzieło, naprawdę trudno o dobrą jakość treści. Długo szkolimy naszych pracowników zanim otrzymają od nas pieczątkę jakości Tower.
Klienci wiedzą, że mogą na nas polegać i nie muszą po nas poprawiać, a to duży komfort w dzisiejszych czasach. Jeśli nie mają pomysłów na komunikację, dostarczymy je. Jeśli trzeba wyszlifować zarys jakiejś koncepcji lub mglistego pomysłu, zrobimy to. Opowiedz nam o swoich marketingowych celach, a my znajdziemy drogę do ich realizacji.
FILAR III – Relacje, czyli jest do kogo zadzwonić i z kim porozmawiać
Profesjonalizm i sposób pracy są ważne, ale równie ważny jest dobry kontakt z opiekunem projektu. Agencje PR nie bez powodu mają w swojej nazwie słowo relations. Dobry kontakt, wzajemne zrozumienie potrzeb oraz precyzyjna komunikacja to fundament udanej współpracy. Czy jesteśmy nieomylni? Nie, ale umiemy przyznać się do błędu i wziąć za niego odpowiedzialność. Budujemy partnerskie relacje oparte na wspólnym dążeniu do tego samego celu. Można z nami szczerze porozmawiać, wyrazić swoje obawy, podzielić się konstruktywną krytyką i modyfikować warunki. Nie jesteśmy korporacją, która z lupą przypatruje się zapisom w umowie i negocjuje każdą poprawkę. Staramy się być elastyczni i wyrozumiali, ponieważ jak wielokrotnie podkreślam, sukces projektu to nasz wspólny cel. Często zwyczajnie lubimy się z klientami, bo dobrze nam się rozmawia i wspólnie pracuje.
Umiemy jednak stawiać granice i komunikować swoje racje, by obie strony wiedziały „na czym stoją” oraz mogły ze sobą konstruktywnie rozmawiać. Wierzymy, że wzajemny szacunek i umiejętność słuchania pozwalają nam dochodzić do rozwiązań typu win-win. Dobra relacja musi działać w dwie strony.
Jak zatem wybrać agencję PR? W poprzednich tekstach opisaliśmy kwestie techniczne i biznesowe. Moim zdaniem najlepszym wskaźnikiem jest chyba długość współpracy firmy PR z danym klientem w odniesieniu do zakresu realizowanych usług. Wyniki, case study i testymoniale dużo powiedzą o agencji, jednak fakt, że dany klient pracuje z nią przez lata, korzysta z rozmaitych usług i powierza nowe obszary współpracy, mówi sam za siebie. Nie wierzycie? Zapytajcie naszych partnerów ;)
